Regeling voor het melden van schendingen van de Gedragscode
1. Inleiding
Alle werknemers van Draka worden aangemoedigd een wetsovertreding of mogelijke schending van de Gedragscode te melden aan hun eigen management. Draka heeft hiervoor een procedure ontwikkeld, de zogenaamde “Klokkenluidersprocedure”. Deze procedure is niet bedoeld ter vervanging van open en eerlijke communicatie tussen personeel en management. Het is echter niet altijd mogelijk om bepaalde onderwerpen bij uw leidinggevende aan te kaarten.
De meldingsregeling stelt werknemers in staat om hun gedachten te melden zonder angst voor represailles van de kant van de onderneming. Er zal professioneel en discreet worden omgegaan met iedere oprechte bezorgdheid die geuit wordt. Draka staat ook open voor ideeën van werknemers om de integriteit binnen onze onderneming verder te versterken. Indien u ergens bedenkingen over heeft, neem dan gerust contact op ». Uw mening is erg belangrijk voor ons.
2. Draka’s standpunt ten aanzien van het melden van schendingen
Alle werknemers die een bepaalde bezorgdheid wensen te uiten, worden aangemoedigd om de zaak eerst met hun directe manager of leidinggevende te bespreken. Deze methode verdient de voorkeur aangezien het melden van zaken aan het management de snelste manier is om eventuele misverstanden uit de weg te ruimen en ook de beste manier om een open werkomgeving binnen de gehele onderneming te verwezenlijken. Indien deze optie niet volstaat, kan de werknemer een mogelijke schending van de Gedragscode ook melden aan de Compliance Officer:
Mw. J. Bremer
Adres: De Boelelaan 7, 1083 HJ Amsterdam, The Netherlands
Email: complianceofficer@draka.com
Werknemers kunnen ook gebruik maken van een online melding.
Een mogelijke schending verwijst naar een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden dat betrekking heeft op de organisatie aangaande:
- Overtreding van externe regelgeving
- Overtreding van interne regelgeving
- Onethisch gedrag
Het zal niet altijd duidelijk zijn of een bepaalde handeling onder een van deze categorieën valt en u zult daarbij naar eigen oordeel moeten handelen. Draka geeft er in dergelijke gevallen echter de voorkeur aan dat u uw bezorgdheid te goeder trouw meldt in plaats van erover te zwijgen.
Bovendien geldt de meldingsregeling voor alle ondernemingen van Draka en al haar dochterondernemingen wereldwijd.
2.1 Geen vergeldingsmaatregelen
Draka wil er zeker van zijn dat een werknemer die een schending meldt waarvan hij of zij redelijkerwijs gelooft dat deze waar is, dit kan doen zonder het risico op vergelding te lopen. Werknemers die een schending melden zullen beschermd worden en geen nadeel ondervinden tengevolge van de melding. Indien u een rol heeft gespeeld in de onrechtmatigheden, dan zal het melden daarvan geen garantie bieden dat uw naam hierdoor gezuiverd wordt.2.2 Misbruik van de meldingsregeling van Draka
Draka wil een omgeving bieden waarin werknemers eventuele zorgen kunnen uiten die zij hebben over een mogelijke overtreding van de Gedragscode. Wij verwelkomen alle meldingen die te goeder trouw worden gedaan. Indien het duidelijk wordt dat de meldingsregeling niet te goeder trouw is gebruikt (maar bijvoorbeeld wordt gebruikt voor de uiting van persoonlijke wrok) dan vormt dit wangedrag. Draka kan niet toestaan dat een werknemer opzettelijk een melding doet, waarvan hij of zij weet, of behoort te weten, dat deze niet juist is. Het doen van een incorrecte melding kan consequenties hebben voor de betreffende werknemer. De werknemer kan verantwoordelijk gehouden worden voor eventuele schade naar aanleiding van een onjuiste melding.3. Meldingsprocedures
3.1 Interne melding aan de aangewezen functionaris
Draka moedigt werknemers aan om wangedrag rechtstreeks en eerlijk aan hun manager of leidinggevende te melden. Indien melding aan uw manager of leidinggevende niet mogelijk of niet gepast is, of indien u niet tevreden bent met de reactie daarop, kunt u de melding doen aan de Compliance Officer. Er kan schriftelijk, telefonisch, persoonlijk of via e-mail contact worden opgenomen met de Compliance Officer. Voor informatie over de Compliance Officer, kijk op het Intranet voor contactgegevens (www.drakaintranet.com).
Bij een melding graag zo gedetailleerd mogelijke informatie verstrekken. Als de Compliance Officer van mening is dat het nodig is een onderzoek in te stellen dan zal zij een schriftelijk en gedateerd document van de melding opstellen. De persoon die het incident meldt, zal het document vervolgens ter goedkeuring ondertekenen en tevens een eensluidend afschrift ontvangen. Wanneer de mogelijke schending betrekking heeft op een lid van de Raad van Bestuur zorgt de aangewezen functionaris ervoor dat het lid van de Raad van Commissarissen onmiddellijk in kennis gesteld wordt van de melding.
Indien de mogelijke schending betrekking heeft op de Compliance Officer kan de klacht gemeld worden aan de “Staff Director Legal & Taxes” van Draka Holding N.V.:
Naam: dhr. Ronald Dietz
Adres: De Boelelaan 7, 1083 HJ Amsterdam, The Netherlands
Telefoon: + 31 (0) 20 5689802
E-mail: Ronald.Dietz@draka.com
Binnen een termijn van acht weken na ontvangst van de melding zal de betrokken persoon door de Compliance Officer over de status van de melding worden geinformeerd. De Compliance Officer zal de persoon informeren welke maatregelen er naar aanleiding van de melding zijn genomen.
Indien er binnen een termijn van acht weken geen informatie over de status van de melding gegeven kan worden zal de Compliance Officer de betreffende persoon daarvan in kennis stellen. Er zal een nieuwe datum bepaald worden waarop de betreffende persoon meer informatie over de status kan verwachten
Mocht de betreffende persoon niet tevreden zijn met het resultaat van de melding of betwijfelen of zijn/haar bezorgdheid naar behoren is behandeld door de Compliance Officer, dan kan de persoon dit in vertrouwen voorleggen aan de Voorzitter van de Raad van Commissarissen.
4. Vertrouwelijkheid
Draka erkent dat het mogelijk is dat sommige werknemers hun bezorgdheid in vertrouwen wensen te uiten. Alle meldingen van een mogelijke schending van de Gedragscode zullen derhalve vertrouwelijk worden behandeld. Geheimhouding wordt zoveel mogelijk gehandhaafd, in overeenstemming met de noodzaak om de melding adequaat te onderzoeken.
Laatst bijgewerkt
dinsdag, 9 februari 2010
(GMT +01:00)